„ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД

Политика за съхранение на личните данни

I. Декларация относно политиката за защита на личните данни

1. Ръководството на „Елеазар Кидс“ ООД се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на правата и свободите на лицата,  чиито лични данни Дружеството събира и обработва съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни („Регламента“) и останалите приложими правни норми.

2. В съответствие с Регламента беше изготвена настоящата политика за защита на личните данни “Политиката“, към която са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.

3.  Политика се отнася до всички функции по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които Дружеството обработва от различни източници.

4. Дружеството преразглежда Политиката ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на „Елеазар Кидс“ ООД , както и спазва всички допълнителни изисквания и извършва оценки на въздействието върху защитата на данните.

5. Тази Политика се прилага за всички служители/работници и за други трети лица, на които Дружеството я е предоставило във връзка с обработка на лични данни на субекти на данни. Всяко нарушение на Регламента или Политиката ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-кратък възможен срок на съответните държавни органи.

6. Партньори и трети лица, които работят с или за „Елеазар Кидс“ ООД , както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази Политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от „Елеазар Кидс“ ООД , без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които „Елеазар Кидс“ ООД  е поело, и което дава право на „Елеазар Кидс“ ООД  да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

II. Задължения и роли по Регламента

1. Дружеството може да обработва лични данни както в качеството на администратор на лични данни (като само определя целите и средствата на обработването), така и като обработващ лични данни, действащ от името на трети лица – администратори на лични данни. Дружеството осъществява основните си дейности по обработване на лични данни в качеството му на администратор на лични данни.

2. Ръководството на „Елеазар Кидс“ ООД  е отговорно за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в „Елеазар Кидс“ ООД.

3. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на „Елеазар Кидс“ ООД , които обработват лични данни.

III. Принципи за защита на данните

Обработването на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламента. Политиките и процедурите на „Елеазар Кидс“ ООД  имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно

Законосъобразно – Дружеството следва да идентифицира законова основа, преди да обработва съответните лични данни. Такава законова основа често се посочва като “основание за обработване”, например „съгласие“.

Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи, независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Регламентът увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за “прозрачност”.

Прозрачно – Регламентът включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от Регламента. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:

• данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;
  • контактите на ДЛЗД/отговорника по защита на личните данни, ако администраторът прецени, че попада в обхвата на задължителното назначаване на такова лице;
  • целите на обработването, за което личните данни са предназначени, както и правното основание за обработването; периода, за който ще се съхраняват личните данни;
  • съществуването на следните права –  да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
  • категориите лични данни;
  • получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;
  • където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
  • правото на жалба;
  • източника на личните данни и, ако е приложимо, дали данните са от публично достъпен източник; съществуването на автоматизирано вземане на решения, включително профилиране;
  • всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.

2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, за които предварително са събрани данните (чл. 30 Регламента).

3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)

• Управителят на Дружеството следи то да не събира информация, която не е строго необходима за целта, за която тя е получена.
• Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за добросъвестно обработване или връзка към Декларация за поверителност или към настоящата Политика (уведомление за поверително третиране на личните данни).

4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

• Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
• Управителят гарантира, че при наемането на персонал, целият персонал ще бъде обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
• Също така, задължение на субекта на данните, респективно администраторът – в случаите, в които Дружеството действа като обработващ лични данни, е да декларира, че данните, които предава за съхраняване от „Елеазар Кидс“ ООД  са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни/администратора, предназначени за Дружеството, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
• От служителите / работниците, клиентите и доставчиците на продукти/услуги трябва да се изисква да уведомяват „Елеазар Кидс“ ООД  за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на „Елеазар Кидс“ ООД  е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
• Управителят на Дружеството декларира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
• Най-малко на годишна база Управителят на Дружеството ще преглежда сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от „Елеазар Кидс“ ООД, като се позовава на инвентаризацията на данните и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора.
• Управителят на Дружеството привежда съответните лични данни в съответствие с постъпили надлежни искания за корекция на данни в рамките на един месец от датата на постъпване на искането съобразно вътрешните правила за управление на исканията от субектите). Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако „Елеазар Кидс“ ООД  реши да не се съобрази с искането, Дружеството ще отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите си и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган и да потърси правна защита.
• Управителят на Дружеството взема подходящи мерки, в случаите когато организациите на трети лица имат неточни или остарели лични данни, информира ги, че информацията е неточна или остаряла и не се използва за вземане на решения  относно лицата, информира съответните лица; и препраща всяка корекция на лични данни към  третите лица, където това е необходимо.

5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.

• Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат  съхранявани по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
• Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с вътрешните правила за съхранение и унищожаване на данните, описани в Раздел VIII от Политиката и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
• Управителят одобрява всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, съгласно настоящата Политика и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.

6. Личните данни трябва да бъдат обработвани по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от Регламента)

Управителят на Дружеството ще извърши оценка на въздействието (оценка на риска), като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от „Елеазар Кидс“ ООД .

При определянето на това доколко уместно е обработването, Управителят на Дружеството разглежда степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (напр. персонал или клиенти), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.

При оценяването на подходящи технически мерки, Управителят на Дружеството ще разгледа следните възможности:

• Защита с парола;
• Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
• Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;
• Антивирусен софтуер и защитни стени;
• Правата за достъп основани на роли, включително тези на назначен временно персонал
• Защитата на устройства, които напускат помещенията на  организацията, като лаптопи или други;
• Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
• Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране.

При оценяването на подходящите организационни мерки Управителят на Дружеството ще вземе предвид следното:

• Нивата на подходящо обучение в „Елеазар Кидс“ ООД ;
• Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
• Включването на защитата на данните в трудовите договори;
• Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
• Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
• Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
• Приемането на политика на „чисто работно място“;
• Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
• Ограничаване на използването на портативни електронни устройства за работни цели извън работното място;
• Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
• Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
• Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;
• Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.

Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди на лицата, чиито данни се обработват.

7. Спазване на принципа на отчетност

„Елеазар Кидс“ ООД  ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

IV. Лични данни, обработвани от „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД

„ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  обработва лични данни на свои клиенти, служители и на други лица, с които същото е в договорни отношения или следва да обработва данните им по закон, както следва (Регистър):

1. Служители на „Елеазар Кидс“ ООД

При постъпване на работа в Дружеството, на служителите се връчват подробни уведомления във връзка с личните им данни.

Отговорни за администрирането на посочените по-горе лични данни е Управителят.

2. Клиенти на „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД

Ние събираме Вашите лични данни директно от Вас, така че Вие имате контрол над вида  информация, която ни предоставяте. Възможно е да разглеждате нашия уебсайт и нашата Фейсбук/Инстаграм страница без да ни предоставяте лична информация. Въпреки това има конкретни ситуации, които може да изискват да ни предоставите лични данни.

Примерни случаи, които изискват да предоставите такава информация са:

•        Във връзка с писане и публикуване на коментари или допълнителна информация на нашия уебсайт и/или нашата Фейсбук страница/Инстаграм страница;

•        При изпращане на запитвания и съобщения чрез нашата електронна поща, чрез нашия уебсайт, чрез модула за лични съобщения на нашата Фейсбук страница/Инстаграм страница, чрез съобщения в сайтове за онлайн пазаруване, в които Дружеството има профил и публикувани обяви, както и по телефона;

•        При запитване за организираните от нас курсове, което запитване може да бъде направено по телефон, чрез уебсайта, чрез електронната поща, чрез съобщение до нашата Фейсбук страница/Инстаграм страница, в които Дружеството има профил и публикувани обяви;.

Отговорни за администрирането на посочените по-горе лични данни е Управителят.

Когато използвате профила си в социалните медийни платформи като Facebook и други, както и при уебсайтове за онлайн пазаруване, ние имаме правото да обработваме личните данни, които сте направили видими в профила си. Накратко, ние обработваме вашата лична информация и данни за следните цели:

• Отговаряне на вашите запитвания, въпроси и коментари;
• Обработка на запитванията Ви;
• Уведомяване за актуализации и новини във връзка с предоставяните от нас стоки;
• Откриване, разследване и предотвратяване на действия, които може да са в нарушение на нашите политики, или са незаконни.

Освен това, можем да събираме и впоследствие да обработваме определена информация относно Вашето онлайн поведение при сърфиране в уеб сайтът ни, за да персонализираме Вашето преживяване и да изготвим предложения, които са съобразени с Вашите интереси. Можете да научите повече в тази връзка, като се запознаете с раздела относно обработването по-долу.

В нашия уеб сайт можем да съхраняваме и събираме информация посредством „бисквитки“ (cookies). „Бисквитката“ представлява малък текстов файл, който бива съхраняван на компютъра на посетителя на уеб сайта за идентифициране на браузъра му по време на взаимодействие с даден уеб сайт. Всеки сайт може да изпрати „бисквитка“ на браузъра, ако настройките на последния го позволяват. Браузърът позволява само онзи сайт, който е съхранил „бисквитки“, да има достъп до съхранената информация. Уеб сайтът ни използва „бисквитки“ за съхраняване на предпочитанията на отделните посетители на сайта, както и за обобщен анализ на посещаемостта, като „помни“ Вашия компютър, а не каквато и да е лична информация за Вас.

При организиране на събития, включващи участието на Езикова школа „Елеазар“ ние можем да направим снимки от участието на вас или вашето дете в събитието, които в последствие да публикуваме на нашата Фейсбук/Инстаграм страница или на нашия сайт като част от отразяването на събитието. Възможно е да направим такива снимки и по време на час. Ако снимката представлява лични данни, тоест лицето може да бъде идентифицирано недвусмислено по видното от нея, ние изискваме вашето допълнително съгласие, за да я използваме в отразяване на събитие.

Основания и цели на обработката на лични данни

Ние ще използваме Вашите лични данни за следните цели:

• Организиране на езикови курсове и поддържане на връзка с родители и деца за целите на адекватното обучение, организирано от Дружеството, като това включва администриране на данните от отправени запитвания по имейл, телефон, чрез Фейсбук или Инстаграм страницата ни“

Тази обща цел може да включва, при необходимост, следното:

• обработване на запитвания, включващо приемане, валидиране и фактуриране на същите;
• разрешаване на всякакви проблеми, свързани с организацията на обучението;
• оказване на подкрепа, включително даване на отговори на Вашите въпроси във връзка с направените от Вас запитвания чрез сайта на Дружеството, Фейсбук страницата ни/Инстаграм страницата ни, електронната поща, уебасйтове, в които дружеството има профил и публикувани обяви или чрез предоставените от нас телефонни номера за контакт.

Обработването на Вашите лични данни за тези цели в повечето случаи е необходимо за сключването и изпълнението на договор между Вас и Дружеството (вкл. устен договор и договори, сключени от разстояние, както и за приложими ненаименувани договори, договор за поръчка, договор за изработка, договор за доставка, договор за покупко-продажба и други). Освен това, за изпълнението на тези цели се изисква обработване съгласно приложимите законови разпоредби на територията на Република България, включително данъчното и счетоводното законодателство.

• Маркетинг

Нашето желание е Вие винаги да сте осведомен/а за всички предстоящи събития, както и за най-добрите предложения относно продуктите и услугите, организирани или предлагани от страна на Дружеството. В тази връзка, можем да Ви изпращаме всякакви видове съобщения, посредством канали за електронни съобщения, които съдържат обща и тематична информация. Ние винаги гарантираме, че това обработване се извършва при строго спазване на Вашите права и свободи, и че решенията, взети във връзка с тях, не пораждат никакви правни последици за Вас.

• Защита на нашите законни интереси

Възможно е да има случаи, в които има необходимост ние да използваме или да предаваме информация, за да защитим правата на Дружеството. Те могат да включват:

• мерки за защита на уеб сайта на Дружеството срещу кибератаки;
• мерки за своевременно предотвратяване и откриване на опити за измама, включително предаване на информация на компетентни публични органи;
• мерки за управление на различни други рискове.

Главната причина за тези видове обработване са законните интереси на Дружеството,
свързани със защитата на дейността му, като ние гарантираме, че всички предприемани от нас мерки се съобразяват едновременно както с нашите интереси, така и с Вашите основни права и свободи.

Понастоящем ние съхраняваме и обработваме личните Ви данни на територията на Република България.

Въпреки това, съществува възможност някои от Вашите данни да бъдат предадени на субекти, намиращи се в Европейския съюз или извън него.

V. Права на субектите на данни

1. Всеки от субектите на данни има следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за него:

• Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни;
• Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
• Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
• Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен”);
• Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни, като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани по друг начин;
• Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
• Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящи се до него за целите на директния маркетинг.
• Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на Регламента е нарушена;
• Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
• Да оттегли съгласието си за обработване на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
• Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
• Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;

2. „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  осигурява условия, които да гарантират упражняването на  тези права от субекта на данни:

• Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в  правилата за управление на исканията от субектите; тази процедура също така описва как „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  ще гарантира, че отговорът на искането на субекта на данни отговаря на изискванията на Регламента.
• Субектите на данни имат право да подават жалби до „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД , свързани с обработването на личните им данни.

VI. Съгласие

1. Под „съгласие“ „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.

2. „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  разбира под „съгласие“ само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху него да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.

3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.

4. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване.

5. В повечето случаи съгласието за обработване на лични данни и специални категории данни се получава рутинно от „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД , като се използват стандартни документи за съгласие, напр. когато нов клиент подписва договор или по време на набиране на нов персонал и т.н.

6. Когато „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  обработва лични данни на деца, трябва да бъде получено разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 14 години.

VII. Сигурност на данните

1. Всички служители / работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  не е дал такива права на тази трета страна, като са сключили договор/клауза за поверителност.

2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:

• в самостоятелна стая с контролиран достъп; и/или в заключен шкаф или в картотека; и/или
• ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация (например правила за контрол на достъпа); и / или
• съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.

3. Да се създаде организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители / работници на „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД . От всички служители / работници се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи/декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.

4. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където  могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни  помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадени за това вътрешни правила.

5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с правилата за съхраняване и унищожаване на данните, посочени в раздел VIII на настоящата Политика. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като “поверителни отпадъци”. Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури.

6. Обработването на лични данни “извън офиса” представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни, поради което същото се допуска по изключение.

VIII. Разкриване на данни

1. „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  осигурява условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители / работници трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността извършвана от организацията.

На служителите се извършва специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение.

2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени от Управителя на Дружеството.

Получатели на Вашите лични данни

Дружеството се ангажира да прилага най-високите стандарти на етични и юридически практики във всички свои дейности. С изключение на случаите, посочени по-долу, няма да разкриваме, нито ще позволим на никое лице извън дружеството да има достъп до личната ви информация или да я използва.

В зависимост от спецификата на всеки конкретен случай, можем да предаваме или да предоставяме достъп до някои от Вашите лични данни на следните категории получатели:

• доставчици на платежни/банкови услуги;
• доставчици на куриерски услуги;
• подизпълнители на услуги предлагани от Дружеството;
• и на други категории лица във връзка със сключването и изпълнението на договорите (вкл. устни и неформални такива) между Вас и Дружеството.

Гарантираме, че достъпът до Вашите данни от частноправни субекти – трети страни се осъществява съгласно законовите разпоредби в областта на защитата на личните данни и конфиденциалността на информацията въз основа на договори, сключени с тях, и са задължени да защитават поверителността и сигурността на Вашата лична информация и данни. Те не са упълномощени да използват, разкриват или променят тази информация по никакъв начин, освен за целите на извършване на услугите, възложени от дружеството.

Ако сме задължени по закон или ако това е необходимо за защита на законните ни интереси, имаме право да разкриваме определени лични данни и на публични органи.

IX. Съхраняване и унищожаване на данните

1. „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.

2. „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани  за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели,  и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.

3. Периодът на съхранение за всяка категория на лични данни се определят в настоящата Политика.

4. Личните данни се унищожават по сигурен начин,  съобразно изискванията на чл. 5, пар. 1 б. е) от Регламента, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане („цялостност и поверителност“);

5. След отпадане на необходимостта от обработване на съответната категория лични данни „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  предприема стъпки за унищожаването на данните съгласно настоящите правила.

6. Всички лични данни, съхранявани на хартиен носител, се унищожават в офиса на „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  посредством устройство за нарязване (шредер). В случай че такова устройство не е налично към момента на възникване на задължението за унищожаване, данните се унищожават чрез нарязване с ножица, като лицето, отговорно за унищожаването следва да се увери, че след нарязването данните не могат да бъдат възстановени. Когато на съответния хартиен носител се съдържат и други данни, които все още се обработват от Дружеството на определено законово основание, ненужните данни се заличават от хартиения носител със средства, непозволяващи тяхното възстановяване;

7. Данните, които се съхраняват под формата на електронни съобщения (имейли) се унищожават чрез постоянно изтриване (изтриване, след което имейлите не подлежат на възстановяване).

8. Личните данни, съхранявани в електронна форма се изтриват по начин, който не позволява тяхното възстановяване.

9. След извършване на унищожаване на лични данни лицето, осъществило унищожаването, издава нарочен протокол, който следва да съдържа информация относно категорията лични данни, формата, под която данните са били съхранявани, основанието за предприетото унищожаване, метода на сигурно унищожаване, дата на унищожаване, имена и подпис на лицето, осъществило унищожаването.

X. Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

1. „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  използва процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламента. При инвентаризацията на данните в „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  и в работния поток от данни се установяват:

• бизнес процесите, които използват лични данни;
• източниците на лични данни;
• броя на субектите на данни;
• описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
• дейностите по обработване;
• целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
• правното основание за обработването;
• получателите или категориите получатели на личните данни;
• основните системи и места за съхранение;
• всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
• сроковете за съхранение и заличаване.

2. „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.

3. „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Извършват се оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД .

4. „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с тези правила.

Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване „ЕЛЕАЗАР КИДС“ ООД  следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове.

XI. Жалби

Разполагате със законовото право да депозирате жалба пред местния надзорен орган относно обработването на Вашите лични данни. На територията на Република България данните за контакт с надзорния орган за защита на данните са следните:

Комисия за защита на лични данни 

Адрес: гр. София, бул. „Цветан Лазаров” № 2

Тел. +359 2 915 3580; факс: +359 2 915 3525

E-mail: [email protected]

Интернет страница: http://www.cpdp.bg/ 

Без да ограничаваме по какъвто и да било начин Вашето законово право да се свързвате с надзорния орган по всяко време, Ви молим да се свържете с нас предварително и обещаваме, че ще положим максимални усилия, за да разрешим възникналите проблеми по взаимно съгласие.

Да се сведе до знанието на посочените в тази Политика лица.

Настоящата Политика за защита на личните данни е утвърдена от Управителя на 06.11.2020 г.